Предисловие
На текущий момент почти все корпоративные файлы раскиданы по личным (тут я имею в виду "мой диск" рабочей учётки) дискам.
Подчеркну, что имеет смысл переносить на общие диски именно "общие" файлы, которыми постоянно пользуются несколько людей.
Расскажу про преимущества общих дисков:
1/ Удобно собрать всё в одно место/папку.
Могут возникать ситуации, когда для проекта команда создала несколько разных файлов, которые в итоге лежат на нескольких личных дисках.
Вместо того, чтобы как-то запоминать/вести учёт, где именно, у кого лежит конкретный файл, всё будет в одном месте.
Хотя перенести все файлы к одному человеку на личный диск тоже возможно, могут возникнуть проблемы с потерей доступов (тут гугл почему-то по-разному обрабатывает переносы на личные/общие диски и усложнен перенос именно между личными). |
2/ Ваши файлы не пропадут.
Например, если человек уволился, файлы, владельцем которых он являлся, заблокируются в процессе удаления на время смены владельца.
В некоторых случаях такой смены может не быть = файлы будут вовсе удалены.
На общих дисках владельцем становится сам общий диск, у Вас всё ещё останутся права на файл, но пропадёт жёсткая привязка файла к учётке владельца. |
3/ Ваши файлы не удалят.
На личном диске можно случайно удалить файл, не заметить, а потом почистить корзину ещё... На общих дисках для удаления из корзины есть отдельные права. Далеко не каждый сможет так навсегда удалить важные файлы. |
4/ Более гибкая настройка прав на папки/файлы.
Если Вы владелец файла на личном диске, то Вам могут часто прилетать просьбы поделиться файлом, не при любых настройках доступа могут поделиться совладельцы. Если человек вдруг решит обратиться к сис.админам - у них нет доступа по умолчанию, трудно будет даже понять, где именно/на чьей учётке лежит файл. Зато на общих дисках можно выдать право управления доступами, расширив круг людей, которые могут помочь в случае проблемы. Плюсом - даже если вдруг с правами случится катастрофическая ошибка - у сис.админов есть инструменты, позволяющие откатить изменения/ всё же предоставить доступ к файлу. Для общих дисков инструмент есть, а для личных - нет ¯\_(ツ)_/¯. |
5/ Удобный поиск.
Если у Вас есть доступ к разным нужным Вам файлам, которые лежат на чужих дисках, то Вы можете воспользоваться глобальным поиском или вкладкой "доступные мне", но туда будут попадать вообще все похожие по называнию файлу из многих различных мест, либо Вам нужно помнить, на чьём диске лежит конкретный файл для более прицельного поиска. Если Вы знаете, что файл на общем диске - на его странице есть отдельное поле поиска, ищущее только внутри диска. В комбинации с пунктом 1/ намного упрощает дело. |
Инструкция
1/ Заходим в "мой диск" (можно по ссылке).
2/ Выбираем файлы/папки, которые хотим перенести.
(Если хочется выбрать всё - "ctrl+A" (windows) или "command + A" (macOS). Если хочется выбрать несколько конкретных - тыкаем на нужные с зажатым ctrl (windows) или command (macOS))
3/ Сверху нажимаем на три точки, в меню переходим "Систематизировать" - кликаем на "Переместить"
В открывшемся окне сверху выбираем "Все местоположения", наводим мышь над "Общие диски", появится стрелочка - нажимаем на неё:
Наводим мышь над нужным общим диском - появятся два варианта. Выбираем подходящий.
"Переместить" переместит все ранее выбранные файлы в корень общего диска.
Если же нажать на стрелочку, то мы увидим содержимое выбранного диска и можем переместить файлы в конкретную папку или же перейти в папку глубже по стрелочке.
После нажатия на "переместить" после сканирования появится новое окошко. Тут будет краткая сводка, также упоминается про частичную смену прав (смена владельца и появления доступа к файлу у пользователей этого общего диска).
Примечание. Если у человека был доступ к файлу, то он останется у него, даже если человек не был добавлен на диск - он не сможет, впрочем, видеть другие файлы на общем диске.
Нажимаем "Переместить":
Готово, спустя некоторое время данные появятся на общем диске.